Libro mayor: qué es, y cómo elaborarlo correctamente

Entender los pilares de la contabilidad no solo es clave para gestionar un negocio, también es una habilidad muy valorada en el mundo laboral. Y si hay un documento que sirve de brújula para tomar decisiones con criterio, ese es el libro mayor contabilidad. Pero ¿de verdad sabes qué es y cómo se hace? Si no lo tienes claro, aquí te lo explicamos paso a paso, sin rodeos y con ejemplos prácticos. Porque la teoría está bien, pero en Cesur Formación sabemos que la práctica es lo que marca la diferencia.

¿Qué es el libro mayor?

El libro mayor es un documento contable que agrupa todas las operaciones económicas de una empresa según las cuentas del plan contable. Mientras el libro diario registra los movimientos por orden cronológico, el mayor los organiza por categorías: por ejemplo, todas las operaciones que afectan a “Bancos”, “Clientes” o “Proveedores” aparecen separadas, cada una en su propio apartado.

Podemos imaginarlo como un cuaderno dividido en secciones, donde cada sección representa una cuenta contable. En cada una, se anotan los ingresos y los gastos que afectan a esa cuenta concreta. El objetivo es tener una visión clara y estructurada del estado de cada cuenta en cualquier momento del ejercicio.

Este registro se actualiza continuamente a partir de los asientos contables del libro diario. Por eso, ambos libros se complementan y forman parte del sistema contable básico de cualquier empresa.

¿Cuál es la función del libro mayor?

El libro mayor tiene una función fundamental: ordenar y clasificar los movimientos económicos de la empresa, permitiendo así controlar el estado de cada cuenta con total precisión. Gracias a este documento, se puede saber de forma clara cuánto dinero hay en caja, cuánto se debe a los proveedores o cuántos ingresos ha generado una cuenta concreta.

Llevar un buen control de las cuentas no es solo cosa de software, también es parte del día a día de quienes se dedican a esto. Si estás pensando en trabajar en este ámbito, quizá te interese saber más sobre ¿Qué hace un contable? y cómo encaja el libro mayor en sus tareas cotidianas.

En concreto, estas son sus principales funciones:

• Facilitar el control de cuentas: al agrupar los movimientos por cuentas, permite hacer un seguimiento detallado de cada una.
• Detectar errores: al comparar las cuentas del mayor con las del diario, se pueden encontrar y corregir posibles fallos en los asientos.
• Elaborar balances: los saldos obtenidos del libro mayor son la base para preparar los estados financieros como el balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Cumplir con obligaciones fiscales: aunque no siempre sea obligatorio legalizarlo, muchas veces se exige su consulta en procesos de inspección o auditoría.
• Tomar decisiones estratégicas: disponer de datos claros y actualizados es clave para analizar el rendimiento económico de la empresa y actuar en consecuencia.

En los ciclos formativos de Cesur, estas funciones no se explican solo en teoría: se trabajan con herramientas reales para que lo aprendas haciéndolo. Así es como se forma el talento del futuro.

¿Cómo se hace el libro mayor?

Hoy en día, muchas empresas utilizan software especializado para automatizar la elaboración del libro mayor. Estos programas agilizan el proceso, minimizan errores y permiten llevar un control más eficiente de las cuentas. Si quieres aprender a usarlos desde cero , echa un vistazo a nuestro módulo de aplicaciones informáticas en contabilidad, donde lo verás todo paso a paso, como si ya estuvieras trabajando en una empresa.

Crear un libro mayor contabilidad no es complicado, pero sí requiere atención al detalle y orden. Aquí te mostramos cómo hacerlo de forma sencilla:

1. identificar las cuentas contables

Lo primero es definir qué cuentas formarán parte del libro. Esto depende del plan contable que utilices, pero algunas cuentas comunes son: “Caja”, “Banco”, “Clientes”, “Proveedores”, “Ventas”, “Compras”, etc.

Cada cuenta tendrá su propio espacio dentro del libro mayor, y allí se irán registrando todos los movimientos que la afecten.

2. trasladar los apuntes del libro diario

Una vez definidos los movimientos contables en el libro diario, estos se copian en el libro mayor. Es importante hacerlo respetando el principio de partida doble (por cada debe hay un haber), y manteniendo la fecha, el concepto y el importe de la operación.

3. registrar los movimientos por cuenta

Cada asiento se anota en la cuenta correspondiente dentro del mayor. Por ejemplo, si se hace una venta al contado, se registra un ingreso en la cuenta de “Caja” y una salida en la de “Ventas”.

4. calcular el saldo de cada cuenta

Tras registrar todos los movimientos de una cuenta, se calcula su saldo. Esto se hace sumando los importes del debe y del haber, y restando uno del otro. El resultado final será el saldo que muestra la situación real de esa cuenta.

Este proceso es fundamental para poder elaborar correctamente los estados financieros y conocer la salud económica de la empresa.

¿Cómo es la estructura del libro mayor y qué formato debe tener?

La estructura del libro mayor es bastante estándar y sigue un formato que facilita la consulta y análisis de la información. En su versión tradicional, cada cuenta del libro se presenta en forma de tabla o de cuenta T.

El formato más habitual incluye las siguientes columnas:

• Fecha: día en que se realiza la operación.
• Concepto o descripción: una breve explicación de la operación.
• Debe: cantidad que se suma a la cuenta.
• Haber: cantidad que se resta de la cuenta.
• Saldo: diferencia entre debe y haber, actualizada tras cada operación.

Así se vería un ejemplo de cuenta mayor en formato tabla:

Este tipo de formato también puede encontrarse digitalizado, en hojas Excel o programas contables. De hecho, hoy en día es muy común utilizar software que automatiza todo este proceso. Aun así, entender cómo funciona la estructura del libro mayor contabilidad es imprescindible para tener criterio al analizarlo o interpretarlo.

Diferencia entre el libro mayor y libro diario

Una de las dudas más frecuentes al empezar a estudiar contabilidad es diferenciar el libro diario del mayor. Ambos son esenciales, pero tienen funciones distintas:

• Libro diario: es el documento en el que se registran todas las operaciones económicas de forma cronológica. Cada día que se realiza un movimiento, se anota un asiento contable con sus correspondientes cuentas y valores.
• Libro mayor: organiza esos mismos movimientos por cuenta contable, facilitando el control del saldo de cada una. Así, puedes ver toda la actividad relacionada con una cuenta concreta.

En resumen: el diario te dice qué ocurrió y cuándo, mientras que el mayor te dice cómo afecta a cada cuenta.

Esta distinción es clave en cualquier empresa, y en Cesur se trabaja con ejercicios prácticos para que los estudiantes lo interioricen sin necesidad de memorizar.

¿Es obligatorio el libro mayor?

Aunque no existe una obligación legal universal para todas las empresas de llevar el libro mayor, sí hay matices importantes a tener en cuenta:

• Empresas que aplican el Plan General de Contabilidad: están obligadas a llevar una contabilidad ordenada, y el libro mayor es una herramienta imprescindible para cumplir esta exigencia.
• Sociedades mercantiles: aunque el mayor no se presenta en el Registro Mercantil, sí suele ser exigido en auditorías o inspecciones fiscales.
• Autónomos en estimación directa: no están obligados por ley a llevar el libro mayor, pero se recomienda para tener un control claro de los ingresos y gastos.

Por tanto, aunque no siempre sea obligatorio legalizarlo, el libro mayor contabilidad es una herramienta práctica, útil y que te puede ahorrar más de un disgusto con Hacienda. 

Si después de todo esto ves claro que lo tuyo son los números, el análisis y la gestión empresarial, quizá te interese el Grado Superior Administración y Finanzas. Es una formación completa y oficial donde aprenderás a fondo todo lo relacionado con contabilidad, fiscalidad, gestión de recursos y mucho más.

El libro mayor contabilidad no es solo un documento técnico: es el mapa que guía a las empresas en su gestión económica. Entender cómo se elabora, qué estructura tiene y cuál es su utilidad, es esencial si quieres trabajar en administración, finanzas o gestión empresarial.

Este artículo te ha mostrado paso a paso cómo funciona esta herramienta. Ahora, si lo que quieres es llevar este conocimiento al siguiente nivel y prepararte para aplicarlo en la práctica, Cesur Formación es tu aliado. Aquí no solo aprendes la teoría: la pones en práctica desde el primer día. Porque tu futuro no se improvisa, se construye.